DC13. Combien de temps notre organisme de bienfaisance doit-il garder ses registres et livres de comptes?

DC13. Combien de temps notre organisme de bienfaisance doit-il garder ses registres et livres de comptes?


Réponse courte

Cela dépend du type de document . Certains peuvent être conservés pendant une période aussi courte que deux ou six ans après la fin de l’année civile durant laquelle ils ont été produits. Les documents plus importants doivent être conservés pendant aussi longtemps que deux ans après que la date de révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance.

Réponse détaillée

La Loi de l’impôt sur le revenu et son règlement précisent la durée de conservation obligatoire de chaque document. Le ministre responsable de cette Loi peut aussi accorder une permission écrite pour la destruction précoce de documents.

Voici une liste récapitulative des périodes de conservation des registres et livres de comptes de votre organisme de bienfaisance :

  • Les double des reçus officiels de dons (autres que les dons sur une durée de 10 ans) doivent être conservés pendant un minimum de deux ans après la fin de l’année civile durant laquelle les dons ont été faits.

  • Les dossiers concernant les dons sur une durée de 10 ans doivent être conservés tant que l’organisme de bienfaisance est enregistré et pendant un minimum de deux ans après la date de révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance.

  • Les procès-verbaux de réunions des administrateurs/fiduciaires/cadres doivent être conservés tant que l’organisme de bienfaisance est enregistré et pendant un minimum de deux ans après la date de révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance.

  • Les procès-verbaux de réunions des membres doivent être conservés tant que l’organisme de bienfaisance est enregistré et pendant un minimum de deux ans après la date de révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance.

  • Les statuts et autres documents régissant un organisme de bienfaisance doivent être conservés tant que l’organisme de bienfaisance est enregistré et pendant deux ans après la date de révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance.

  • Les grands livres généraux ou autres livres d’inscriptions définitives renfermant le sommaire des transactions reportées d’une année à l’autre et les comptes nécessaires à la vérification des inscriptions doivent être conservés pendant six ans après le dernier jour de l’année d’imposition à laquelle les documents se rapportent, tant que l’organisme de bienfaisance est enregistré, et pendant deux ans après la date de révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance.

  • Les états financiers, les pièces justificatives et les copies des déclarations annuelles de renseignements (formulaires T3010) doivent être conservés pendant six ans après le dernier jour de l’année d’imposition à laquelle les documents se rapportent ou, si l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance a été révoqué, deux ans après la date de révocation.
De plus…

La durée de conservation varie selon le type de document. Un tableau de l’Agence du revenu du Canada donnant un aperçu de la durée de conservation des différents types de documents est disponible à ici.