R14. Notre organisme de bienfaisance peut-il délivrer des reçus produits par ordinateur?

R14. Notre organisme de bienfaisance peut-il délivrer des reçus produits par ordinateur?


Réponse courte

Oui, votre organisme de bienfaisance peut délivrer par voie électronique des reçus officiels de don dans la mesure où ils sont lisibles et où les données qu’ils comprennent sont suffisamment protégées contre l’accès non autorisé. Si votre organisme de bienfaisance ne protège pas convenablement les registres et ne les tient pas sous une forme lisible et fiable, vous pourriez être réputé avoir manqué à l’obligation légale de tenir des livres et des registres convenables.

Réponse détaillée

Pour protéger les reçus contre l’accès non autorisé, les organismes de bienfaisance enregistrés devraient s’assurer que

  • le système informatique où sont sauvegardés les reçus est protégé par un mot de passe et restreint l’accès aux enregistrements de dons et la modification des données qui y figurent;
  • les registres des donateurs sont sauvegardés sur un support inaltérable, comme des CD-ROM ou des imprimés, des copies étant conservées hors site à des fins de récupération;
  • des copies papier des reçus délivrés peuvent être imprimées sur demande.

Une copie d’un reçu officiel de don conservée en mémoire d’ordinateur (copie-écran) est considérée comme un duplicata aux fins de la Loi de l’impôt sur le revenu si les conditions suivantes sont réunies :

  • elle contient tous les renseignements qui doivent figurer sur un reçu tels que décrits ci-dessus;
  • un organisme de bienfaisance peut, à tout moment, imprimer une copie du reçu sans entrer de nouvelles données requises sur un reçu.

Il n’est pas nécessaire que la copie conservée en mémoire d’ordinateur porte une signature électronique pour qu’elle soit considérée comme un duplicata.