FA7. Quels types de documents notre organisme de bienfaisance en Alberta doit-il conserver?

FA7. Quels types de documents notre organisme de bienfaisance en Alberta doit-il conserver?


Réponse courte

Selon les directives, l’Alberta attribue trois responsabilités aux organismes de bienfaisance collectant des fonds en Alberta : communiquer l’information aux donateurs; établir les états financiers; et conserver les documents appropriés. Les documents les plus importants sont ceux relatifs aux dons de bienfaisance. Vous devez les conserver pendant un minimum de trois ans.

Réponse détaillée

Tout organisme de bienfaisance effectuant des sollicitations doit conserver des documents comptables complets et précis de son exploitation en Alberta pendant un minimum de trois ans après les sollicitations, comprenant:

  • Les originaux des états financiers
  • Les documents relatifs aux sollicitations
  • Les relevés du compte bancaire de dépôts utilisé par l’entreprise de collecte de fonds ainsi que tout paiement effectué à partir de ce compte
  • Les noms des signataires autorisés du compte bancaire
  • Des échantillons des types d’information donnée aux donateurs éventuels, y compris tout le matériel ayant trait à la sollicitation ainsi que les textes téléphoniques
  • Les copies des ententes de financements et de toute modification
  • Les copies des reçus pour toutes les contributions en espèces.