DC7. Les registres et livres de comptes peuvent-ils être conservés sous forme électronique?

DC7. Les registres et livres de comptes peuvent-ils être conservés sous forme électronique?


Réponse courte

Oui, mais n’oubliez pas :

  • Les documents électroniques sont assujettis aux mêmes règles et périodes de conservation que les copies papier des registres et livres de comptes.
  • Les registres et livres de comptes qui sont créés et tenus sous forme électronique doivent être conservés sous une forme lisible par voie électronique, même si l’organisme de bienfaisance possède des versions imprimées des documents électroniques. Un format lisible par voie électronique signifie que l’information est reconnue par un système capable de produire une copie accessible et utilisable qui permettrait aux vérificateurs de traiter et d’analyser les documents électroniques au moyen de l’équipement dont dispose l’ARC.
  • Si des pièces justificatives sont initialement créées, transmises ou reçues par voie électronique, elles doivent être conservées dans un format lisible par voie électronique.
  • Les images numérisées de documents papier, registres ou livres de comptes tenus sous forme électronique sont acceptables si les pratiques appropriées d’imagerie sont respectées et documentées.
De plus…

Les registres et livres de comptes tenus à l’extérieur du Canada mais accessibles par voie électronique au Canada ne sont pas considérés comme « tenus » au Canada. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, voir le paragraphe 9 de la circulaire d’information sur la tenue de registres électroniques.