DC2. Quelles sont les responsabilités générales de notre organisme de bienfaisance à l’égard de nos documents financiers et autres registres et livres

DC2. Quelles sont les responsabilités générales de notre organisme de bienfaisance à l'égard de nos documents financiers et autres registres et livres de comptes?


Réponse courte

Un organisme de bienfaisance doit conserver des registres et livres de comptes suffisants

  • en anglais ou en français
  • à une adresse canadienne figurant dans les dossiers dont dispose l’ARC

afin que l’ARC puisse vérifier les reçus officiels de dons délivrés ainsi que les revenus perçus et les dépenses effectuées.

Un organisme de bienfaisance doit également conserver des renseignements qui prouvent que ses activités continuent à constituer des activités de bienfaisance. Ces renseignements supplémentaires varient d’un organisme de bienfaisance à l’autre mais peuvent inclure, par exemple, les copies des procès-verbaux de réunions, la correspondance, les dépliants ou annonces publicitaires.

Réponse détaillée

L’organisme de bienfaisance doit conserver ses registres et livres de comptes comme suit :

  • les doubles de reçus doivent être conservés pendant un minimum de deux ans après la fin de l’année civile durant laquelle les dons ont été faits;
  • les registres et livres de comptes, accompagnés des comptes et pièces justificatives, contenant le sommaire des transactions de l’organisme de bienfaisance reportées d’une année à l’autre, doivent être conservés pendant un minimum de six ans après le dernier jour de la période d’imposition à laquelle ils se rapportent. Lorsque l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance a été révoqué, les registres et livres de comptes doivent être conservés pendant un minimum de deux ans après la date de révocation de l’enregistrement;
  • tant que l’organisme de bienfaisance reste enregistré et pendant deux ans après la date de révocation de l’enregistrement :
    • tous les documents comptables concernant les dons reçus par l’organisme qui sont assujettis à une instruction du donateur visant à ce que l’organisme de bienfaisance conserve le bien ayant fait l’objet du don pendant au moins 10 ans;
    • les procès-verbaux des réunions du conseil de direction;
    • les procès-verbaux des réunions des membres;
    • tous les documents constitutifs et les règlements administratifs de l’organisme.

Les registres et livres de comptes peuvent être détruits plus tôt que précisé ci-dessus si le ministre du revenu national en accorde la permission par écrit.

Se référer au tableau de durée de conservation des registres et livres de comptes

De plus…

Il est possible de consulter une fiche d’information concernant l’application aux œuvres de charité et aux organismes sans but lucratif de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques à http://www.priv.gc.ca///fs-fi/02_05_d_19_f.cfm.